Rasanya baru kemarin saya nulis tentang proses pembuatan paspor di Kanim Palembang. Eh tahunya udah berjalan 6 tahun aja loh. “Eh, bukannya paspor kedaluwarsanya 5 tahun?” iya emang. Kalau bikin 2016, harusnya sudah habis di 2021. Paspor saya sih tepatnya bulan April habis masa berlakunya.

Tapi, pandemi kemarin, saya sengaja menunda melakukan penggantian paspor. Ya mau jalan ke mana? Rugi aja kalau buru-buru bikin tapi mau jalan aja susah. Dalam hal ini, ya saya agak menyesal juga. Soalnya ada 2 kesempatan yang jadinya terbuang karena paspor saya belum siap. Kayaknya, kalau ada kemungkinan kamu tiba-tiba diajakin ke luar negeri, mending bikin deh dari sekarang walaupun belum ada rencana pasti.

PROSES DILAKUKAN SECARA ONLINE

Paspor ada 2 jenis. Yakni paspor biasa dan e-paspor. Tadinya Kanim Palembang sudah dapat melayani proses pembuatan e-paspor/paspor elektronik ini. Namun terakhir saya datang nggak bisa lagi karena ada gangguan atau apa yang entah kapan baru dapat teratasi. Banyak sih yang kecewa, tapi kalau saya pribadi mending paspor biasa saja. Lebih murah.

Kalau di 2016 ada pilihan pengajuan paspor secara online atau datang langsung ke kanim, sekarang proses pendaftaran wajib dilakukan secara online. Caranya, unduh aplikasi “M-Paspor”di ponsel kalian.

Ya, karena proses pendaftarannya secara online, semua berkas seperti KTP, KK, Akte Kelahiran/Ijazah dan paspor lama siapkan dulu dalam bentuk file/scan-nya. Simpan dalam perangkat ponsel.

Setelah aplikasi berhasil terunduh, tinggal ikuti langkah-langkah pengisian di bawah ini.

Mudah bukan? Iya, proses pendaftaran ini tergolong mudah. Namun, untuk mencapai proses ini, kita harus dulu berjuang untuk mendapatkan slot antreannya. Ini yang sangat menguras energi dan emosi.

KENDALA UNTUK MENDAPATKAN ANTREAN ONLINE

Bagi para lansia –mereka yang berusia 60 tahun ke atas, atau batita –anak berusia di bawah 3 tahun, maka tidak perlu melakukan pendaftaran secara online. Jadi, langsung datang saja sebab punya keistimewaan dalam hal ini.

Nah bagaimana dengan pemohon dengan usia produktif? Ya harus berebut slot antrean di aplikasi M-Paspornya. Dan ini yang kemarin itu pengalaman saya luar biasa banget.

Dari beberapa sumber di internet, kabarnya jatah slot antrean itu dibuka tiap hari Jumat jam 2 siang. Berbekal informasi tersebut, saya sudah mulai stand by buka aplikasi sejak jam 2 kurang. Apa yang terjadi? Aplikasinya berat, loadingnya lama, sekalinya berhasil kebuka, slot antrean kanim Palembang selalu kosong.

Singkat cerita, saya jadi kayak orang bego ngeliatin dan ngerefresh aplikasi M-Paspor sampe jam 5 sore. Btw, di sela kesulitan itu, saya sudah coba sih nanya ke akun resminya @ditjen_imigrasi di twitter. Biasanya kan respon akun pemerintah/perusahaan gitu cepat di twitter. Ternyata hal itu tidak berlaku di imigrasi. Mending gak usah nanya lewat sana, ketimbang sakit hati 😛

Saya kemudian teringat, kalau Kanim Palembang ada akun IG-nya. Nemulah akunnya @imigrasi_palembang yang sudah centang biru itu. Saya coba kontak no WA yang ada di IG tersebut di pukul 14:50. Saya sampaikan kendalanya, dan juga saya tanya apakah mungkin slot antrean didapatkan dengan cara mendaftar lewat WA.

Namun, lagi-lagi nggak ada jawaban. Apakah karena sudah mendekati jam layanan berakhir? ya, jam layanan kantoran kan biasanya tutup jam 3 sore ya. Tapi kan masih ada 10 menit. Gak salah rasanya kalau saya berespektasi di sisa waktu jam layanan itu pesan saya dapat direspon, toh?

Di tengah rasa putus asa, saya nanya terbuka ke teman-teman lewat IG story. Tak lupa saya juga mensyen akun @imigrasi_palembang eh direspon dong sama mereka lewat DM dan juga WA yang saya kirim jam 14:50 dijawab pukul 17:51 dengan informasi: slot antrean Kanim Palembang dibuka secara berkala yang informasinya disebarkan lewat instagram.

Bisa jadi saya salah. Atau anggaplah ini semata-mata perasaan saya saja. Namun, saya menangkap ekspresi kesal admin imigrasi Palembang dari bahasa yang ia gunakan karena keluhan tentang slot antrean saya utarakan secara terbuka lewat IG story itu.

Ibaratnya, saya yang harusnya gemas (karena berjam-jam menunggu slot dibuka, dengan aplikasi yang berat dan loading terus menerus) kok malah adminnya yang (sepertinya) menyalahkan saya. Tapi ya sudahlah, demi kelancaran proses pembuatan paspor, saya nggak perpanjang komunikasi yang mungkin akan menyakiti satu sama lain.

Satu yang saya nggak habis pikir, untuk informasi sepenting slot antrean paspor itu, kenapa tidak diinformasikan langsung saja lewat aplikasi M-Paspornya? Bagi tim IT, memberikan “Message Box” di aplikasi atau sekadar sebaris informasi bertuliskan “Slot Antrean Paspor Kanim Palembang Dibuka Tanggal X” atau “Cek Jadwal Slot Antrean di Instagram @imigrasi_palembang” saya rasa bukan satu hal yang sulit.

Saya gak kebayang bagaimana dengan orang yang nggak familiar dengan penggunaan sosmed. Lalu, beliau mengalami kendala yang sama seperti saya. Mungkin butuh waktu lebih lama untuk mencari tahu, ntah dengan cara menelepon kanim imigrasi atau bahkan datang langsung ke sana. Rasanya nggak efektif. Dan harusnya bisa lebih mempermudah pengguna bukan? Tapi ya sudahlah, semoga hal ini dapat dijadikan perbaikan bagi Kanim Palembang.

Namun jika usulan saya ini dapat dipertimbangkan, bisa dengan cara mengontak tim IT pusat. Jadi, setiap kali slot antrean dibuka, tim Kanim Palembang akan mengontak IT Pusat untuk menginformasikan kalau slot antrenanya akan dibuka dari tanggal x sampai tanggal y.

Atau… kalau hal itu masih terasa sulit, saya harap admin lebih responsif jika ada yang bertanya lewat WA resmi Kanim Palembang. Tidak seperti saya yang harus menunggu 3 jam untuk mendapatkan jawaban.

Atau, jika pun ada jam layanan, dapat diinformasikan juga lewat pesan otomatis di WA semacam, “Terima kasih atas pesannya. Tim kami akan menghubungi saudara/i di jam layanan Senin sd Jumat dari pukul 09:00 hingga 15:00 WIB” sehingga yang nge-WA di hari libur dapat maklum kalau jawabnya ntar Senin paginya.

MENDAPATKAN SLOT ANTREAN DAN PEMBAYARAN

Slot antrean terbaru akan dibuka 30 Mei 2022. Saya sudah menyalakan lonceng di akun IG kanim Palembang biar nggak ketinggalan dan kebagian slotnya. Sayangnya, karena kesibukan saya baru ngeh kalau slot sudah terbuka sekitar 1 jam kemudian. Jadilah, tanggal yang saya incar sudah keburu penuh.

Yang terdekat ialah tanggal 7 Juni. Itupun saya dapatnya yang siang bukan pagi. Ya sudah, apa boleh buat ketimbang nggak kebagian lagi, kan!

Setelah pendaftaran selesai, berbeda dengan 6 tahun sebelumnya, kini pembayaran pembuatan paspor dilakukan lebih dulu. Batas waktunya pun 2 jam. Jadi, jika dalam 2 jam belum dibayaran, maka slot antreannya akan hangus. Jadi, saat mendaftar pastikan kamu ada mobile banking atau dekat dengan mesin ATM.

Berbekal nomor permohonan dan kode billing yang ada pada email, saya langsung melakukan pendaftaran lewat Mandiri mobile. Selain Mandiri, bisa juga lewat BCA, BRI, BSI, BTN atau BNI kok.

Lewat E-wallet atau marketplace juga bisa. Enak sih, sekarang lebih banyak variasi cara membayarnya. Untuk tata cara pembayaran bisa cek di postingan ini, ya!

PROSES PENGGANTIAN PASPOR DI KANIM PALEMBANG

Saya pernah dengar untuk penggantian paspor sebetulnya sudah tidak perlu membawa semua berkas. Apalagi saat daftar di aplikasi kan kita sudah isi dan unggah berkas yang diperlukan.

Tapi, jangan mudah percaya birokrasi selagi masih tinggal di Indonesia hehe. Ambil aman, siapkan semua dokumen yang sebelumnya diunggah lewat M-Paspor. Bawa dokumen aslinya dan copyannya.

Berikut dokumen dan peralatan yang saya bawa ketika ke kantor Imigrasi

1. Pena wajib dibawa sebab pengunjung masih harus isi formulir lagi hohoho.

2. Paspor lama bagi yang melakukan penggantian paspor.

3. Akte/Ijazah, KTP dan Kartu Keluarga. Copy di kertas A4. Khusus KTP jangan dipotong, biarkan satu lembar penuh DAN jangan digabungkan dengan dokumen lain (seperti paspor).

4. Nggak perlu bawa map. Sebab akan diberi oleh petugasnya.

5. Materai Rp.10.000. Cukup bawa satu saja. Namun, kalau paspor lama mau diambil, maka siapkan satu lagi materainya. Tapi materai kedua ini baru akan dipakai saat pengambilan paspor.

6. Gunakan pakaian dan jilbab (bagi perempuan) dengan warna selain putih. Sebab, latar belakang fotonya sudah putih.

7. Bawa bukti pendaftaran yang didapatkan lewat email serta bukti pembayaran paspor dicetak rangkap. Satu dibawa saat pembuatan paspor. Satu lagi saat pengambilan paspor.

8. Bawa camilan dan minuman juga boleh.

Jadwal proses penggantian paspor yang saya dapatkan itu yakni Selasa, 7 Juni 2022 pukul 13:00 WIB. Namun, setengah jam sebelumnya saya sudah tiba di sana. Saat itu, hanya tampak 2 orang pengunjung yang terlihat sibuk mengisi formulir.

Tak tampak petugas satu pun baik security atau anak magang yang biasanya ada untuk membantu. Hanya terlihat beberapa petugas bersegaram yang keluar masuk dari kantor menuju mushola.

Pukul 13:00 orang yang datang semakin banyak. Saya gelisah sebab tak jelas pengaturan antreannya seperti apa. Tak ada petugas yang memberikan nomor antrean manual bagi mereka yang lebih dulu datang. Atau, tak ada juga petugas yang mengarahkan untuk duduk di kursi ujung sebagai tanda: yang duduk di ujung adalah yang duluan datang. Dan nanti orang yang duduk di ujung inilah yang akan dipanggil duluan.

Benar saja, antrean menjadi kacau. Saat ada seorang pengunjung yang menemui petugas security, barulah diberitahu jika nomor antrean manual diberikan berdasarkan pengisian daftar hadir di buku besar. Dan, si orang inilah yang mengisi lebih dulu padahal dia datangnya belakangan.

“Ya salah kamu sih Yan gak nanya lebih dulu.”

Lha, harusnya mereka yang mengatur dengan lebih baik. Atau, berilah spanduk informasi yang kalau cetak 1 x 1 meter gak habis lima belas ribu perak itu.

Ingin rasanya mengumpat dalam hati. Sebab apa? Saya yang duluan datang malah dapat antrean no 12! Gemas tapi saya tahan untuk tidak protes banyak. Lagi-lagi demi kelancaran saya menahan diri. Gak lucu ya kalau nanti proses pembuatan paspor saya dipersulit.

Jadi, begitu mengisi buku tamu, kami akan diberikan 2 formulir yang akan diisi. Lalu formulir ini akan diserahkan ke loket “Penyerahan Berkas” di sisi kanan untuk dicek oleh petugas. Saya mengisi dengan cepat dan saksama.

Satu demi satu orang menyerahkan berkas ke loket. Pada bagian ini pun antrean saya disela satu orang yang saya kiranya dia pemegang no.11. Eh tahunya yang pegang no.11 orang lain lagi. Tapi ya sudahlah, mungkin orang yang nyela tadi adalah orang yang termasuk kategori manula.

Berkas dicek dan dimasukkan ke dalam map. Saya disuruh masuk ke dalam ruangan utama. Begitu masuk ke dalam, saya menunggu sekitar 10 menit. Saat dipanggil di loket, oleh petugas, saya hanya ditanya bikin paspor untuk keperluan apa.

“Untuk traveling,” jawab saya.

“Kapan dan ke mana?”

“Belum tahu sih mas, tergantung nanti dapat tiket murahnya. Tapi rencana sih saya mau ke Vietnam,” sahut saya lagi.

PENTING!

Jika kamu mau umroh, maka Kanim biasanya akan memintakan surat rekomendasi dari Kemenag. Prosesnya nggak susah namun ya butuh waktu lebih. Alurnya kurang lebih:

1. Kamu minta surat pengantar dari agen perjalanan yang menyatakan bahwa kamu akan ibadah umroh bersama mereka.

2. Datang ke Kemenang Palembang. Bawa copy KTP dan KTP yang asli, pas foto 1 lembar (siapkan saja ukuran 3×4 dan 4×6), isi formulir dan berikan surat pengantar dari agen perjalanan. Prosesnya 1×24 jam (walaupun sebetulnya bisa ditunggu, tergantung “kesibukan” petugas). Dan tidak dikenakan biaya untuk proses ini.

3. Setelah mendapatkan surat rekomendasi dari Kemenag, baru datang ke imigrasi untuk proses pembuatan paspor. 

Petugas nggak banyak tanya. Ya, lagian kan itu paspor saya ke-3. Di paspor kedua juga jelas penggunaannya dan sudah tetempel beberapa visa pula, seperti visa UK dan visa Schengen. Jelas saya bikin paspor buat jalan-jalan, bukan untuk jadi imigran gelap.

Namun, bagi sebagian orang, bikin paspor tidak semulus itu. Orang-orang yang diyakini akan menyalahgunakan paspor biasanya akan dimintakan dokumen tambahan. Bisa saja bukti tiket keberangkatan pulang pergi, atau surat keterangan bekerja dari kantor. Dan, jika kalian dimintakan surat ini, maka penuhi. Walaupun tidak termasuk dalam syarat awal, petugas imigrasi berhak memintanya.

Oh ya satu lagi usulan saya. Ini penting nggak penting. Posisi kamera dan calon pembuat paspor itu nggak terlalu bagus dari segi cahaya. Sehingga hasil foto terlihat lebih buram dan gelap. Ada baiknya kantor imigrasi Palembang menambahkan lampu bantu sehingga hasil fotonya jauh lebih baik. Gak lucu kan kalau nanti traveling dan tertahan di konter imigrasi negara tujuan hanya karena perbedaan warna kulit yang kelewat jauh hehehe.

Begitu selesai saya bertanya soal paspor lama.

“Nanti bisa diambil saat pengambilan paspor baru,” ujar petugas tersebut. Tak puas, saya kembali bertanya ke security dan jawabannya sama. Sayangnya, di antara kedua petugas itu gak ada satupun yang menginformasikan jika ingin mengambil paspor lama maka harus sediakan materai. Untung saja saya selalu sedia materai di dompet. Kalau pun nggak bawa ya di koperasinya ada yang jual tapi saya gak tahu berapa harga jualnya, ya.

CEK PROGRES PASPOR LEWAT WA

Saya membuat hari Selasa namun diinformasikan security untuk datang seminggu kemudian untuk pengambilan paspor. Padahal, mestinya 3 hari kerja pun udah jadi. Beruntung Astari kasih info ke saya untuk mengecek progres pembuatan paspor lewat WA.

Bagimana caranya?

Cukup mengirimkan WA ke nomor berikut: 0811-7892-607

Lalu, kirim WA dengan format yang ada seperti di bawah ini.

Jangan bingung, cukup perhatikan saya format yang pertama untuk mengecek apakah paspor udah selesai atau belum. Dan, begitu saya cek, langsung muncul otomatis pesan bahwa paspor saya sudah dinyatakan selesai. Jadi, ya sesuai sih 3 hari kerja.

PENGAMBILAN PASPOR

Jumat, 10 Juni 2022 sekitar pukul 1 siang setelah salat Jumat saya langsung ke Kanim Palembang. Situasi sudah ramai dengan orang yang ingin bikin paspor dan juga yang ingin ambil. Dan, rupanya kalau jumat itu layanan dimulai pukul 13:30 WIB.

Walaupun petugas sudah berada di ruangannya/di balik dinding kaca, tapi tulisan “CLOSED” masih tertempel di sana. Ya sudah, harus menunggu. Untungnya, tak sampai pukul 13:30 (rasanya 5 menit lebih cepat), konter pengambilan paspor dibuka.

Antreannya lagi-lagi pake cara barbar haha. Tapi untungnya prosesnya cepat. Saya hanya cukup menyerahkan bukti pembuatan paspor (kertas ini diberikan saat setelah proses pembuatan paspor selesai) dan bukti pembayaran, saya langsung mendapatkan paspor baru tersebut.

PENTING! Cek dulu data yang diinput sudah benar atau belum. Jika ada kesalahan nama, TTL, dsb, maka ajukan protes ke petugas. Pastikan juga paspor diterima dalam keadaan baik. Nggak ada bekas robekan pada halamannya, tumpahan air dsb. Sebab, kalau ada cacat sedikit saja itu hitungannya paspornya sudah rusak dan kalau mau ganti baru biayanya mahal.

Oke demikian proses pembuatan paspor di Kanim Palembang. Semoga apa yang saya keluhkan di sini dapat ditindaklanjuti dan diperbaiki di masa yang akan datang. Terutama sih soal informasi slot antrean dan juga pengaturan antrean bagi pengunjung yang sudah datang lebih dulu.

Terlepas dari problem yang saya rasakan, saya apresiasi Kanim Palembang yang sudah membuat banyak perubahan. Semoga ke depan pelayanannya semakin baik. Amiin.