Pelesiran

Dari A Sampai Z Panduan Pengajuan Visa Schengen di Kedutaan Besar Belanda Melalui VFS Global

.

Lebih dari 11.700 km jarak antara Jakarta ke London. Bayangkan jika perjalanan 2 negara di 2 benua berbeda itu dilakukan dengan berjalan kaki. Kira-kira butuh berapa lama untuk sampai? Itupun jika jalanan di antara kedua negara semuanya daratan. Kalau kudu berenang kan mesti lebih lama.

“Eh ini postingan tentang apa sih?”

Haha maaf…maaf. Ini mau bilang kalau Jakarta ke London itu JAUH BANGET aja ribet, ya? –pantes saya gak kawin-kawin, lha! Jadi saya itu mau bilang, pasca mendapatkan kesempatan untuk ekpslorasi London yang notabane sudah berada di Eropa, kenapa nggak sekalian melipir ke negara-negera tetangganya, gitu!

Apalagi jujur Inggris bukanlah negara yang sudah lama saya incar –er, walaupun saya ngefans sama dik Emma Watson dan om Rowan Atkinson. Secara, di sana apa-apa mahal! Sebagai traveler kere penjelajah negara (berbiaya) murah, jelas nggak kebayang jika dapat menghirup udara di Eropa. Nah, saat kesempatan itu tiba, semangat menjelajah saya langsung menggebu.

“Saya harus melipir ke negara lain!” begitu.

Sayangnya, visa yang saya dapatkan hanya Visa UK. Sedangkan, untuk ke negara lain di sekitaran UK ya mostly butuh visa lain, yakni visa Schengen yang mencakup puluhan negara lain. Sejak awal, ada 2 kedutaan yang saya incar. Pertama, Perancis melalui TLS. Kedua, Belanda melalui VFS. Setelah mempertimbangkan itinerary di mana setelah dari London saya loncatnya ke Amsterdam, maka saya pun memilih untuk mengajukan visa melalui kedutaan besar Belanda via VFS Global di Kuningan Jakarta.

Klik di sini untuk melihat proses pengajuan Visa UK

Untuk kelengkapan berkas, sebetulnya persis sama dengan pengajuan Visa UK. Bahkan saya pun hanya menyalin apa yang sudah saya tulis di tulisan sebelumnya. Tentu dengan perombakan sedikit. Yang membedakan kemudian ialah cara pengisian formulir dan biayanya saja. Dan, berikut proses pengajuan visa Schengen melalui kedutaan besar Belanda via VFS Global.

PENTING: Semua informasi yang saya sampaikan ini berdasaran pengalaman pribadi sehingga bisa jadi pengalaman saya dan kalian akan berbeda. Dan, jika saya menyebutkan beberapa perusahaan baik itu bank, jasa penerjemah, situs pemesanan penginapan hingga jasa pembelian asuransi, itu semua murni karena benar-benar saya gunakan dan tidak ada hubungan kerja sama/sponsorship apapun dengan pihak-pihak tersebut. Terima kasih.

MENCAKUP NEGARA MANA SAJAKAH VISA SCHENGEN?

Berdasarkan informasi di situs schengenvisainfo.com per-Oktober 2018, sejauh ini sudah ada 26 negara yang tergabung dalam Schengen. Negara-negara tersebut ialah seperti yang nampak di gambar ini.

Sebagian besar negara yang tergabung di EU (European Union) masuk dalam kelompok negara Schengen ini terkecuali UK dan Irlandia, atau negara-negara yang akan bergabung dalam waktu dekat yakni Romania, Bulgaria, Korasia dan Siprus. Jadi, walaupun ke-4 negara ini BELUM tergabung dalam kelompok Schengen, pemilik visa Schengen dapat masuk ke negara tersebut.

Saya sudah membuktikannya sendiri di mana saat perjalanan ke Eropa lalu, saya mendatangi Kroasia. Sesuai informasi yang saya dapatkan, pemilik visa schengen tipe-C dan multiple, diizinkan masuk ke Kroasia. Alhamdulillah saya dapat masuk tanpa kendala walaupun saat keluar dari Kroasia dan akan masuk ke Slovenia, saya sempat kena random check. Tentang ini akan saya tulis terpisah.

Lalu, uniknya lagi, ada 4 negara yang tidak tergabung dalam UE (European Union/Uni Eropa) yakni negara Norwegia, Islandia, Swiss dan Lichtenstein namun mereka tergabung dalam kelompok schengen sehingga pemilik via schengen dapat masuk dengan bebas ke negara-negara tersebut.

Jadi, itulah enaknya jika sudah punya schengen visa. Sesuai moto mereka yang, “The world’s largest visa free zone” jika sudah punya 1 visa yang dapat diajukan dari mana saja, maka ya dapat masuk ke 25 negara sisanya. Menyenangkan, bukan?

KETAHUI JENIS VISA YANG DIBUTUHKAN

Tentu saja banyak hal yang melatari seseorang untuk berkunjung ke negara Schengen. Bisa untuk bisnis, seminar, melanjutkan kuliah, berobat atau sekadar transit dan sebagainya. Nah, sebelum kalian melangkah lebih jauh, sesuai judul yang saya pilih di tulisan ini, saya hanya akan membahas pengajuan visa turis alias visa yang diperuntukan untuk kegiatan pelesiran/jalan-jalan.

TENTANG VFS GLOBAL DAN TAHAPAN PENGAJUAN VISA SCHENGEN

Kedutaan besar Inggris menyerahkan sepenuhnya proses pengajuan visa Schengen kepada pihak ke-3 yakni VFS (Visa Facilitation Services), sebuah lembaga independen yang dibentuk di India tahun 2001 lalu. VFS Sendiri beroperasi di 129 negara dan melayani pengurusan 59 negara. Di Indonesia, kantor VFS terdapat di Jakarta, Surabaya dan Bali.

VFS sendiri tidak hanya melayani proses pengajuan visa Schengen saja. Seperti yang saya singgung sebelumnya, VFS juga melayani pengajuan visa Inggris/UK, juga Australia, Selandia Baru, Kanada dsb. Selanjutnya, secara garis besar, ada 4 tahap yang diperlukan untuk pengajuan visa Schengen ini.

  • Mengisi Formulir Secara Online dalam Bahasa Inggris.

Per 27 September 2018, pengisian formulir dilakukan secara online. Padahal, saat saya mengajukan di bulan Juli, masih harus mendownload formulir dan mengisi secara manual. Nah, demi informasi kepada pembaca, saya akan memperlihatkan proses pengajuan visa versi terbaru tersebut.

  • Membayar biaya visa

Saya dikenakan biaya 60 Euro dan biaya pegurusan sebesar 25 Euro. Tahapan ini akan saya jelaskan nanti.

  • Mencetak formulir yang telah diisi dan membawa berkas persyaratan Visa.

Tentang berkas apa saya yang harus dipersiapkan, akan saya jelaskan nanti.

  • Membuat janji temu di VFS Global

Ya, semua orang yang akan mengajukan visa Schengen, diharuskan datang langsung ke kantor VFS karena akan dilakukan rekam biometrik dan pengambilan foto.

MEMPERSIAPKAN BERKAS YANG DIBUTUHKAN

Untuk berkas, baik Visa UK atau Visa Schengen, saya persiapkan sama persis. Nah, ada beberapa berkas yang harus dipersiapkan. Ribet? Iyalah sedikit. Namun, setelah dijalani, jadinya biasa saja. Dan, yang saya harapkan dari tulisan ini, pembaca blog pun akan merasakan kemudahan yang sama, karena semua berkas yang diperlukan akan saya rincikan dengan sebaik mungkin.

  1. Paspor

Namanya juga mau jalan ke luar negeri ya kan. Maka, perlu paspor terbaru dengan masa berlaku setidak-tidaknya 8 bulan terakhir dan tersisa setidaknya 2 halaman kosong di paspor untuk penempatan stiker visa. Ya bisa aja kan kamu masa berlakunya masih 2 tahun tapi halaman paspornya sudah mau habis karena sering digunakan.

Oh ya, bagi yang sudah pernah memiliki paspor maka paspor lama juga harus dibawa dan dilampirkan. Di beberapa grup perjalanan, ada yang curhat bahwa paspor lamanya ditahan oleh imigrasi. Jika demikian, sebaiknya diminta saja dan bilang bahwa kamu butuh paspor lama untuk pengajuan visa.

Untuk paspor baru, saya fotocopy semuanya. Yakni dari halaman depan (berisi data diri dan lembar pengesahan, kebetulan lembar pengesahan ini yang punya saya terisi karena dipakai umroh beberapa waktu lalu), trus lembaran-lembaran bagian dalam yang berisi stempel masuk/keluar termasuk visa kunjungan ke negara lain dan juga halaman terakhir yang berisi data diri dan tanda tangan manual. Untuk paspor lama, saya hanya memfotocopy halaman depan dan halaman pengesahannya saja.

  1. Surat Keterangan Bekerja/Memiliki Usaha Sendiri

Bagi yang kerja kantoran, mestinya persyaratan ini gak terlalu bikin pusing. Tinggal menghadap HRD-nya saja, dan surat keterangan bekerja bisa didapatkan dengan mudah (dengan catatan staf HRD-nya gak rese dan dapat diandalkan hehe). Nah, gimana dengan orang seperti saya yang mencari duit dengan cara berjualan? Jualannya kecil-kecilan pula, tanpa ada SITU/SIUP-nya.

Jangan khawatir, sebetulnya tidak semua badan usaha diwajibkan memiliki SITU/SIUP. Payung hukumnya adalah Surat Izin Usaha Perdagangan didasari oleh Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan RI No.289/MPP/KEP/10/2001 Tanggal 5 Oktober 2001 Jo. Permerindag RI No.09/M-DAG/PSR/3/2006, Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 36/M-DAG/PER/92007, tentang Penerbitan Surat Izin Perdagangan dan Peraturan Daerah masing-masing Pemda. Secara umum, jenis SIUP dibedakan menjadi tiga berdasarkan skala usaha dan modal dari perusahaan dagang tersebut, yaitu SIUP Kecil, SIUP Menengah, dan SIUP Besar.

SIUP Kecil adalah surat izin usaha perdagangan yang wajib dimiliki oleh suatu perusahaan yang mempunyai modal kekayaan sampai dengan dua ratus juta rupiah.
SIUP Menengah diberikan kepada perusahaan yang mempunyai modal kekayaan bersih (netto) secara keseluruhan di atas dua ratus hingga lima ratus juta rupiah.
SIUP Besar wajib dimiliki oleh suatu perusahaan yang jumlah kekayaan modalnya di atas lima ratus juta rupiah.

Intinya mah, jika modal usahanya belum sampai 200 juta rupiah, nggak wajib punya SITU/SIUP. Dan, sebagai gantinya, saya cukup minta surat keterangan usaha dari kantor lurah setempat. Ingat! Semua berkas ditulis dalam Bahasa Inggris. Nah, ketimbang nanti ribet di kantor lurah, saya minta contoh suratnya dulu.

Surat itu lantas saya terjemahkan sendiri dan ketik ulang. Bahkan untuk kop suratnya pun saya bikin sendiri dengan mengambil logo di internet. Begitu siap, saya cetak dan bawa lagi ke kantor lurah. Jadi, orang lurahnya gak ribet. Tinggal minta tanda tangan aja ke kepala lurahnya. Ironisnya, untuk usaha ini masih dikenakan “duit rokok” hehehe.

Ya sudahlah, yang penting surat keterangan usahanya berhasil didapatkan. Cara yang sama dapat kalian lakukan jika orang HRD di kantor kalian gak mau diribetkan menulis surat keterangan dalam bahasa Inggris.

 

Untuk contoh surat keterangan usaha dari kantor lurahnya dapat diambil di sini.

  1. Surat Referensi Bank

Sebetulnya, Referensi Bank ini bukan syarat mutlak. Modal Rekening Koran saja cukup. Namun, berhubung saya sudah punya untuk pengajuan visa UK, maka saya copy berwarna dan saya lampirkan saja untuk semakin melengkapi berkas.

Saya memiliki tabungan di 2 bank, yakni di BCA dan Mandiri. Namun, untuk kemudahan, semua dana saya pindahkan semua ke BCA dengan informasi biaya permintaan surat referensi bank di BCA lebih murah. Walau begitu, saya juga harus mengurus surat referensi bank di Bank Mandiri untuk adik saya karena rekening ibu saya (sebagai pihak yang menanggung semua perjalanan adik saya) tersimpan di Bank Mandiri.

Syarat di BCA

  1. Paspor asli yang kemudian difotocopy oleh petugas bank.

  2. Pengisian formulir permohonan permintaan surat referensi bank (sudah disiapkan oleh petugas, saya tinggal tanda tangan saja).

  3. Nama pihak yang ditujukan (dalam hal ini tetap pakai The Embassy of Netherlands ya, walaupun ngurusnya di VFS).

  4. Surat referensi bank jadi dalam waktu 2 sd 3 hari dengan biaya Rp.50.000.

  5. Memilih apakah jumlah dana mau dicantumkan atau tidak. Saya pilih iya.

  6. Kebetulan saya mengajukan di tempat saya membuat tabungan (BCA Cab Seberang Ulu Palembang). Ini cabang kecil, namun ternyata mereka bisa proses di sana, tidak harus datang ke Kantor Cabang Utama/pusat.

Syarat di Bank Mandiri

  1. KTP asli pemilik rekening yang kemudian difotocopy oleh petugas bank (dalam hal ini ibu saya, dan beliau juga hadir di bank)

  2. Pengisian formulir permohonan permintaan surat referensi bank (sudah disiapkan oleh petugas, saya tinggal tanda tangan saja).

  3. Nama dan alamat pihak yang ditujukan (dalam hal ini tetap pakai The Embassy of Netherlands ya, walaupun ngurusnya di VFS. Untuk alamatnya googling saja).

  4. Sebelumnya ibu saya mau mengajukan surat referensi bank ini di Cabang Jakabaring Palembang tempat ibu saya buka tabungan. Namun ditolak dan diminta urus ke Cabang Sudirman Cinde Palembang. Piuuh.

  5. Surat referensi bank jadi dalam waktu 1 hari dengan biaya Rp.50.000. Info di berbagai blog, katanya bianya Rp.150.000. Namun, setelah saya konfirmasi ternyata itu biaya untuk Surat Referensi Bank Perusahaan. Mengenai hal ini, silakan dikonfirmasi lagi di cabang-cabang di kota kamu. Mestinya sih satu perusahaan satu kebijakan ya walau berbeda kota.

Khusus untuk surat referensi bank untuk adik saya, karena itu aslinya rekening an ibu, jadi di surat referensi banknya dijelaskan bahwa surat tersebut akan dipergunakan untuk keperluan visa an adik saya.

Untuk contoh surat referensi bank BCA (punya saya) dapat diambil di sini di sini. Untuk surat referensi bank Mandiri (punya adik, yang pakai rekening ibu) dapat diambil di sini.

  1. Rekening Koran 3 Bulan Terakhir

Sebetulnya ini sama saja dengan surat referensi bank. Sama-sama menunjukkan bahwa aplikan visa memiliki dana yang cukup untuk melakukan perjalanan ke negara yang dituju. Jika surat referensi bank hanya berisi total dana, maka rekening koran lebih terperinci. Yakni memuat seluruh rincian uang masuk dan keluar si pemilik rekening.

Untuk BCA, saya menggunakan fasilitas internet banking dimana e-statement atau rekening korannya dapat saya cetak sendiri. Lumayan, jauh lebih hemat hehe. Jika cetak di bank kan dikenakan biaya Rp.2500 per lembarnya.

Nah, rekening koran/e-statement ini saya cetak dengan cetakan berwarna (untuk memperlihatkan logo bank), lalu saya bawa ke cabang dan minta cap di bagian lembar depannya. Sebetulnya gak perlu sih, sayanya aja kerajinan dan bersyukur pegawainya baik hehe.

Untuk Bank Mandiri, saya cetak langsung melalui customer service-nya. Dan biayanya juga Rp.2500/lembar.

Pertanyaan selanjutnya, “berapa sih jumlah tabungan yang diperlukan untuk pengajuan visa schengen?”

Manfaatkan fasilitas e-statement di BCA buat mencetak rekening koran. Lumayan banget penghematannya.

Nah, mengenai ini banyak versinya. Simpelnya sih, jumlah tabungan harus cukup jika dikalikan dengan jumlah hari kunjungan. Menurut informasi di berbagai blog, rata-rata biaya hidup di Eropa itu sekitar 35 sd 65 Euro. Kalau saya ngitung sederhananya, siapkan saja 1 juta perhari. Jadi, jika mau pergi 2 minggu, setidaknya ada uang tabungan sebesar 14 juta.  Saya sendiri, akan melakukan perjalanan selama 25 hari. Dana yang saya persiapkan sekitar 50 juta (setelah pinjem sana sini hehe).

Nah, adik saya, yang di tabungannya ada dana sekitar 15 juta juga dicetakkan rekening korannya walaupun rekening koran ibu saya sebagai pihak penyokong dana sudah dipersiapkan. Dana di rekening tabungan ibu saya juga kurang lebih sama dengan yang ada pada tabungan saya.

Oh ya, sebagai penunjang, saya juga melampirkan bukti tagihan kartu kredit saya selama 3 bulan (yang memperlihatkan pagu dan keterangan apakah penggunaan CC saya lancar atau tidak selama ini), dan saya juga menyiapkan copy halaman depan buku tabungan saya, adik dan ibu. Intinya saya ingin mempersiapkan sebaik mungkin berkas yang dapat melancarkan permohonan visa saya.

  1. Fotocopy KTP, Akte Kelahiran, KK dan Terjemahannya dalam Bahasa Inggris

Semua dokumen saya lengkap. Namun, untuk adik saya, KTP-nya hilang dan penggantian/pencetakan KTP baru butuh waktu yang tidak dapat diprediksi. Jadilah, dia menggunakan Suket aka Surat Keterangan yang didapatkan di capil.

Lagi-lagi, karena semua berkas harus dalam Bahasa Inggris, maka dokumen ini pun mesti dipersiapkan dalam Bahasa Inggris. Dan, wajib diterjemahkan oleh sworn translator atau penerjemah tersumpah, yang mana butuh biaya jika mau memakai jasa mereka.

Beneran ya, perihal hal ini saja saya galau luar biasa. (maklum, #SobatMisqueen). Bayangkan, untuk terjemahan 1 dokumen, biayanya Rp.100.000. Jika KTP, KK dan Akta Kelahiran diterjemahkan semua, biayanya 1 orang Rp.300.000.

Berbekal informasi dari teman-teman di grup perjalanan (terima kasih grup Backpacker Internasional), saya akhirnya memantapkan diri untuk menterjemahkan sendiri dokumen tersebut. “Lagian, yang diterjemahin juga gini doang,” pikir saja. Di grup BI juga, saya akhirnya mendapatkan format terjemahannya walaupun harus saya modifikasi dan sesuaikan lagi.

Namun, jika kamu merasa gak yakin (atau kelebihan duit hehe) dan tetap mau pakai jasa sworn translator, kamu dapat memakai jasa Worldnet Translation Service yang sempat saya kontak melalui email. Lumayan, jika dokumennya lebih dari 3 lembar, maka perlembarnya didiskon jadi Rp.90.000 saja dengan estimasi pengerjaan 3 hari.

Berikut kontak World Translation Service : Jalan Kejaksaan IV Blok E No.97 Pondok Bambu Jakarta. Telp 062-21-8617229 atau 0857-4070-7231. Bisa email juga ke worldnet.andrew@gmail.com atau albertpardomuan57@gmail.com

Bagi yang mau terjemahin sendiri, contoh format KTP-el dan KK dapat diambil di sini. Untuk format terjemahan suket/surat keterangan capil dapat diambil di sini. Dan format terjemahan Akta Kelahiran dapat diambil di sini. Nah, bagi yang sudah menikah, maka perlu terjemahan surat nikah juga. Contoh terjemahannya dapat diambil di sini.

  1. Tiket Pesawat

Untuk tiket ini sebetulnya tidak harus confirmed alias bookingan dummy pun boleh. Namun, saya sendiri langsung melampirkan tiket asli mumpun tiketnya ada dan dengan harapan hal itu dapat memperkuat pengajuan visa saya.

Sempat iseng harga tiket ini. Perorang PP Rp.15 jutaan. Alhamdulillah banget, yak.

“Cara booking dummy gimana, ya?”

Coba datangi tur and travel terdekat. Biasanya mereka bisa bantu untuk pemesanan tiket dummy ini. Biayanya bervariasi, namun setahu saya rata-rata dikenakan biaya Rp.50.000. Nah, jika nanti bisanya approve baru deh dilunasi atau dibatalkan dan cari tiket yang lebih murah lagi.

  1. Bukti Pemesanan Penginapan dan Itinerary Perjalanan

Untuk penginapan selama 25 hari di Eropa (Inggris dan beberapa negara schengen lainnya), saya mempercayakan situs Booking dot com. Sama seperti tiket pesawat, untuk reservasi penginapan ini saya butuh bookingannya saja, tidak harus confirmed (alias dibayar) dan dapat dicancel begitu visa disetujui.

Jujur saja, untuk perjalanan nanti, 90% perjalanan saya akan dilalui dengan cara menumpang melalui situs couchsurfing. Namun, di negara yang murah seperti Ceko dan Hungaria, saya akan menginap di hostel. Sisanya lagi, saya akan menumpang di rumah kenalan (misalnya saja di Paris, di rumah Mbak Ita, kenalan lama sejak zaman multiply). Ya, syukur-syukur nanti akan ditawari menumpang di rumah teman yang lain hehe.

Untuk pemesanan penginapan di booking.com memang diperlukan kartu kredit.

“Loh, bukannya gratis?”

Iya memang gratis, namun penginputan no kartu kredit diperlukan untuk pemesanan ini. TIPS PENTING pemesanan di booking.com, ialah pilih penginapan yang memberlakukan persyaratan FREE CANCELATION dan NO PREPAYMENT.

Centang 2 pilihan yang saya beri tanda khusus itu. Dengan demikian, hanya penginapan yang punya fasilitas Free Cancelation dan No Prepayment yang akan ditampilkan. Saya suka situs booking.com ini yang user friendly.

Nah, opsi No Prepayment ini sangat penting. Kenapa? Jika kamu memilih penginapan yang tidak memberlakukan No Prepayment, maka kamu akan dikenakan biaya booking sekian euro. Tidak besar, namun jika ada 10 penginapan yang dipesan dan biaya prepaymentnya 1 atau 2 euro maka tinggal kalikan saja dengan kurs rupiah hehehe.

Oh ya, beberapa penginapan bahkan ada yang memberlakukan pemesanan BOOK WITHOUT CREDIT CARD. Nah, bagi yang gak punya CC bisa manfaatkan fasilitas ini walaupun terus terang untuk Eropa nggak banyak.

Sebagai pengalaman, saya melakukan pemesanan di 12 negara (UK dan Schengen), namun ntah kenapa CC saya selalu bermasalah untuk pemesanan di Belanda. Ujung-ujungnya, pagu CC saya ditarik (200-an euro) untuk penginapan di Belanda. Saya konfirmasi ke bank penyelia kartu, bahwa pagu CC saya memang dibekukan namun biaya tersebut tidak ditagihkan.

Jadi, biaya penginapan itu akan benar-benar ditagihkan kepada saya JIKA limit pembatalan/cancelation sudah lewat namun saya tidak melakukan pembatalan. Jadi, penting sekali untuk memperhatian limit pembatalan di masing-masing penginapan tersebut. Walau begitu, jangan khawatir, biasanya limit pembatalannya dekat-dekat waktu keberangkatan, kok!

Nah, jika pemesanan penginapan beres, selanjutnya adalah saya harus mempersiapkan itinerary perjalanan. Untuk itinerary ini, masing-masing orang berbeda. Namun, untuk versi saya, dapat kamu lihat dan ambil di sini dan di sini.

  1. Asuransi Perjalanan

Prihal asuransi perjalanan ini juga sempat bikin saya galau (ya karena itu tadi #SobatMisqueen hehe). Jika banyak duit, mestinya langsung saja beli asuransi perjalanan yang bisa mengkaver perjalanan selama 1 tahun dan dapat digunakan di seluruh dunia.

“Jadinya lebih murah kalau beli langsung untuk setahun,” begitu kata teman-teman.

Namun, setelah saya cek, asuransi tipe ini harganya 2,5 hingga 3 juta. Jadi, ya nanti dulu deh. Nah, untuk asuransi ini gak boleh sembarangan karena harus mengkaver setidaknya UER 30.000 atau sekitar 500 jutaan rupiah.

Ini asuransi yang saya pilih. Jangan sungkan memanfaatkan fasilitas online chat dan tanyakan ke petugas siapa tahu ada diskon tambahan.

Saya sempat cek banyak sekali jenis asuransi. Namun, tiap kali saya melakukan pengecekan, penggunaan asuransi di wilayah Schengen dan UK itu dibedakan. “Masa iya sih saya harus beli asuransi dobel? Satu untuk schengen dan satu untuk UK?” gitu pikir saya dulu.

Saya lantas mencoba kontak agen di situs Futuready dot com. Saya sempat cek di sana namun tetap bingung. Selanjutnya, saya memutuskan untuk memanfaatkan fasilitas chat online di situs yang punya motto ‘Supermarket Asuransi Online’. (terima kasih kepada petugas chat online yang membantu saya tanggal 25 Juni 2018 jam 09:00 pagi)

Setelah diskusi lama, saya akhirnya memutuskan menggunakan asuransi AXA Smart Traveler Single Trip Gold dengan nilai pertanggungan 2,6 miliar untuk digunakan selama sebulan perjalanan dengan biaya “hanya” Rp.678.000 dan ditambah diskon lagi dari petugas sebanyak 20% sehingga saya hanya bayar Rp.545.400 saja.

Yeay, alhamdulillah banget! Karena sebelumnya saya cek, asuransi lain yang saya butuhkan biayanya bisa 1 juta lebih! Dan yang bikin saya senang, asuransi ini dapat dipergunakan di wilayah UK DAN Schengen. Berkali-kali saya tanyakan hal ini, dan petugas dengan sabar berkata, “…nanti di polis asuransi akan terulis Worldwide Including Schengen Countries.”

Dan, persis yang dibilang petugas bahwa asuransinya dapat dipakai di seluruh dunia, yeay!

Yang bikin seneng lagi, saya sempat cek jenis asuransi yang sama (AXA) langsung di situs resminya, harga yang ditawarkan malah lebih mahal, yakni 800 ribuan. “Kok di future ready bisa lebih murah?” terus terang saya nggak ngerti. Satu yang pasti, kegalauan saya seputar asuransi sudah terselesaikan.

Oke, sampai di sini, sebetulnya semua dokumen yang dibutuhkan untuk pengajuan visa sudah lengkap. Namun, ada dokumen lain yang saya persiapkan, terkait status saya yang seorang wiraswasta ini. Pun dengan adik saya yang biaya perjalanannya akan disokong oleh orang tua, saya juga menyiapkan dokumen khusus untuknya. Dan, berikut dokumen tambahan yang saya persiapkan.

  1. Surat Keterangan Memiliki Usaha Sendiri

Surat berbahasa Inggris ini kurang lebih menjelaskan tentang apa usaha yang sedang saya jalani. Saya ceritakan sedikit tentang usaha tersebut, yakni bergerak di bidang apa, sudah berjalan berapa lama, berapa penghasilan rata-rata setahun, dan keterangan bahwa saya akan mengunjungi Eropa sejak tanggal hingga tanggal berapa.

Tak lupa, saya juga menuliskan pernyataan bahwa selepas bepergian, saya akan kembali di Indonesia dan akan terus meneruskan usaha tersebut. Surat keterangan/pernyataan itu saya tanda tangani di atas materai Rp.6000.

Untuk contoh surat keterangannya, dapat diambil di sini.

  1. Surat Keterangan Sponsor Dana dari Orang Tua ke Anak

Sama seperti surat di atas, isi surat ini juga simpel. Yakni menerangkan bahwa ibu saya sebagai pihak orang tua, akan menanggung penuh biaya perjalanan adik saya dan sekaligus memberikan “garansi” kepada pihak kedutaan bahwa adik saya akan kembali ke Indonesia setelah liburan selesai. Surat ini ditandatangani oleh ibu saya juga di atas materai Rp.6000.

Untuk contoh surat keterangannya, dapat diambil di sini.

11. Pas Foto

Nah, ini bedanya pengurusan Visa UK dan Schengen. Jika UK tidak diperlukan foto, maka Visa Schengen ini masih diperlukan 1 buah foto seukuran 35 x 45 mm. Untuk komposisi wajahnya dapat lihat langsung di bawah ini ya. Termasuk bagi kamu yang menggunakan turban ala penganut Sikh atau menggunakan jilbab, ya nggak perlu dilepas, masih bisa kok pakai namun ada ketentuannya.

Untuk contoh yang pakai jilbab, klik aja link yang saya tulis di bawah

Jika foto ke studio, sampaikan saja ke petugasnya, mereka paham kok. Untuk di Palembang, saya waktu itu pakai jasa studio foto Raja di Plaju. Alhamdulillah mereka paham.

Bagi yang kelupaan atau nggak sempat foto, ternyata di VFS Global juga ada jasa foto instan. Lokasinya di dalam di dekat area fotocopy. Biayanya nggak nanya, tapi siapkan saja dana sekitar Rp.50.000

Untuk contoh foto yang benar, dapat dilihat di sini.

PROSES PENGISIAN FORMULIR SECARA ONLINE

Jika dibandingkan dengan Visa UK, proses pengisian formulir visa schengen ini jauh lebih mudah. Walau begitu, saya akan tetap menampilkan secara rinci biar pembaca blog ini nggak bingung lagi. Oke, langkah pertama, klik di sini untuk membuka situsnya. Untuk masing-masing tahapannya, saya jelaskan langsung di bagian gambarnya ya.

Klik mana yang kamu butuhkan. Karena saya butuhnya Schengen Visa, jadi saya pilih itu.

Pilih “Start Advisor” untuk memulai

Pilih durasi yang kamu butuhkan. Antara kurang dari 3 bulan atau lebih dari itu. Masukan kewarganegaraan, jenis paspor dsb.

Klik “Start application”

Saat saya mengajukan bulan Juli, formulir masih manual. Namun ini saya coba lagi demi postingan blog ini. Jadi saya pakai nama samaran. Isi data diri dengan baik dan benar.

Lengkapi identitas dengan baik dan benar

Masukan no telp dan email.

Masukan alamat dengan teliti sesuai identitas

Tentang kewarganegaran. Sesuaikan saja.

Lengkapi no paspor dan masa berlakunya

Juga lengkapi info tentang pekerjaan kamu.

Nah ini yang saya kasih contoh jika berakhirnya bukan di negara Schengen kayak saya. Saya akan pulang dari London jadi saya pilih “NO” dan mulai melengkapi data yang diperlukan lainnya.

Lengkapi tujuan kedatanganmu untuk apa. Ambil aman, cukup pilih untuk berwisata walaupun di sana bakalan ketemu teman dsb.

Masukan data dengan benar. Ini akan menentukan berapa lama durasi visa yang akan kamu dapatkan.

Jika kamu berencana keluar masuk wilayah schengen kayak saya, pilihlah yang multiple. Nggak ada pengaruh terhadap biayanya.

Nah ini masukan rencana kunjungan kamu mau ke negara mana saja.

Ambil aman, pilih yang “Not Invited” walaupun kamu diundang pacar misalnya. Banyak loh kasus WNI yang ke yurop karena mau ketemu pacar. Tapi menurut saya amannya pilih opsi terakhir.

Ini juga. Walaupun saya menginapnya di rumah host Couchsurfing, tapi saya tetap bikin bookingan dan alamat penginapan itulah yang saya inputkan di sini.

Lengkapi lagi alamat tempat menginapnya.

Setelah selesai, dia akan bertanya bahwa selain Belanda kamu mau ke mana lagi. Proses ini akan terus berulang sampai kamu akan menjawab NO. Ini saya contohkan bahwa saya akan ke Belgia, juga.

Jika itin kamu banyak, maka isi satu persatu. Jika selesai, pilih NO.

Proses sama seperti di atas.

Proses sama seperti di atas.

Proses sama seperti di atas.

Proses sama seperti di atas.

Selanjutnya pertanyaan tentang keuangan. Isi dengan jujur. Kayak adik saya yang ada sponsor dana orang tua, maka isi sesuai itu.

Karena ini pertama kali, saya pilih NO. Jika pilih YES, paling kamu akan ditanya kapan terakhir ke Eropa dsb.

Walau dibilang baru pertama kali, riwayat sidik jari juga ditanyakan hehe.

SELESAI! ini resumenya. Cek lagi dan pastikan semua data terinput dengan benar.

Jika sudah yakin benar tekan “NEXT”

Download formulir yang tadi diisi secara online.

Dan ini tampilannya. Persis sama dengan formulir yang saya download saat pengajuan bulan Juli lalu.

Formulir masih dapat diubah jika emang ada yang salah. Jika benar, pilih next step.

Selesai sudah. Selanjutnya pilih waktu janji temu.

BIAYA VISA SCHENGEN

Jika saat pengurus Visa UK semua biaya dijadikan satu baik biaya pengajuan visa dan biaya pihak ketiga sebagai pengurusan (VFS), di Visa schengen ini terpisah. Jadi, saat melakukan janji temu, fee pemrosesannya sudah harus ditransfer. Bagus sih, jadi orang nggak sembarangan lagi pilih jadwal lantas kemudian tidak datang. Dengan membayar, setidaknya kemungkinan orang akan datang sudah lebih dari 90%. Jikapun berhalangan, dapat diganti jadwal dengan syarat-syarat tertentu (misalnya dengan surat dokter dsb).

Untuk biaya visa schengen secara keseluruhan, dapat dilihat melalui tabel ini.

Tabel biayanya.

Mengenai biaya pengajuan visa schengen ini, secara lengkap dapat dilihat di sini.

MEMILIH WAKTU UNTUK JANJI TEMU

Secara garis besar, proses pemilihan janji temu di VFS Global ini juga cukup mudah. Namun, beda dengan Visa UK yang satu proses dengan proses pengisian formulir secara online, untuk visa schengen ini tahapannya terpisah. Langkah pertama, masuk ke halaman tempat proses pemilihan janji temu dilakukan. Klik di sini. Lalu, pilih kantor VFS di kota mana yang mau kamu datangi.

Saya pilih Jakarta

Setelah diklik, maka akan muncul halaman “Appointment Login” nah, jika kamu belum terdaftar maka klik “New User” dan lakukan pendaftaran sebagaimana biasanya. Isi data dengan benar.

.

.

Tekan “Submit” lalu cek email kamu untuk melakukan verifikasi akun. Setelah berhasil, langsung login dan lakukan proses pemilihan waktu janji temu.

Klik “Add Applicant”

Isi data yang diperlukan dan tujuan pengajuan visa untuk apa. Jika untuk wisata, pilih “Tourist”

Akan muncul informasi slot kosong terdekat untuk proses pengajuan visa Schengennya.

Isi data aplikan yang akan melakukan pengajuan visa

Nah, ini enaknya melakukan proses janji temu di VFS Global, yakni dapat dilakukan secara rombongan. Jika memang mau mengajukan ramai-ramai/satu keluarga, tinggal “add applicant” aja.

Muncul pilihan “Add Applicant” tambahkan saja jika memang mau rombongan.

Langsung muncul info biaya pengurusan visa melalui VFS Global. Eh ini baru biaya fee jasa saja, ya! biaya inti sebesar 60 Euronya baru dibayar tunai di kantor VFS Global.

Pilih tanggal dan waktu yang diinginkan

Jika sudah benar, klik confirm

Lakukan proses pembayaran dengan menggunakan jasa perbankan yang kamu inginkan.

Dari tabel di atas, terlihat jadwal dimulai pukul 08:15 dan berakhir pukul 14:15 dengan jeda masing-masing sesi 15 menit. Jika waktu sudah dipilih, maka akan muncul info pembayaran jasa pengajuan visa yang harus dilakukan transfer dalam jangka waktu tertentu. Jika kelewat, maka akan hangus dan harus melakukan pengajuan ulang. Jika berhasil, maka akan muncul info melalui email dan akan ada lampiran jadwalnya.

Ini isi emailnya

Ini lampirannya. Ada yang aneh? ya! walau isi waktunya bebarengan tapi jadwal kami berbeda 30 menit dan ini baru diketahui setelah sampai di sana.

PROSES PENGAJUAN VISA DI KANTOR VFS JAKARTA

Saya dan adik memilih janji temu pukul 1 siang. Kami sengaja datang lebih cepat karena rencananya memang mau agak santai dan cari makan siang di sekitaran kantor VFS. Sekitar pukul 12 kami tiba di VFS Global. Bawaan kami cukup banyak berupa ransel dan setumpuk oleh-oleh dari sepupu. Rencana, kami memang langsung ke bandara dan pulang ke Palembang setelah prosesnya selesai.

Sebelum melewati security kami menitipkan ransel. Biayanya Rp.35.000 karena bawa backpack yang cukup besar. Jika daily pack sih hanya Rp25.000. Pukul 12:45 kami maju ke arah security, namun diusir.

“Datang lagi 12:55,” ujarnya.

Oke, saya melipir tak jauh dari situ. Begitu pukul 12:55 saya maju lagi bersama beberapa pegawai dari tur & travel. “Kok tahu?” tahulah, soalnya dia bawa setumpuk berkas dan terlihat akrab dengan security yang ada. Lagi-lagi, saya diminta mundur, “tunggu dulu.”

Sialnya, begitu saya mundur eh garis pembatas malah dibuka dan si security ini mendahulukan si pegawai tur ini. Zzzz. Ya sudahlah. Ironisnya lagi, saat mau masuk berdua, dicek ternyata jadwal saya dan adik beda 30 menit yang mana baru kami sadari saat di sana. Heran juga, padahal saya yakin sudah input janji temu yang benar.

Di dalam, saya dibantu oleh petugas yang ramah. Setelah dicek kertas janji temu ada 2 nama, saya disuruh keluar dan memanggil adik. Dia kasih kertas kecil sebagai tanda bahwa dia mengizinkan adik saya masuk. Jadilah, kami diproses bersamaan. Berkas diperiksa cukup detil. Masing-masing bookingan hotel dicek dan dipastikan tidak ada jadwal yang kosong tanpa penginapan. Jadi, malam per-malamnya disiapkan betul, ya!

Dan, saya diminta untuk fotocopy rekening koran 3 bulan saya untuk dilampirkan ke berkas adik. Lumayan, ada 30 lembar dan biayanya Rp.1000/lembar haha. Ya sudahlah, yang penting beres.

“Ini nanti yang ambil visanya siapa? apa mau dikirim via pos?”

Wah, ternyata benar bisa dikirim via pos. Tadinya saya mau minta tolong temen untuk ambil. Namun, jika bisa pakai pos kan lebih mudah. Ongkosnya dicek berdasarkan ongkos kirim. Setelah dicek di tabel ongkir, ke Palembang biayanya Rp.50.000, jauh lebih murah ketimbang biaya kirim visa UK yang Rp.140.000 haha. Ironisnya, masing-masing kami harus bayar dan dikirim terpisah walaupun satu rumah hehe. Yalah, berbagi rezeki ke kurir wakakak.

Di loket pembayaran, biaya 60 Euro perorang langsung dikonversi ke dalam rupiah, dan harus dibayar secara tunai. Nggak boleh transfer atau debit (walau saya lihat ada mesin EDC di atas meja). Saya lupa berapa, sekitar 1 juta/orang plus biaya kurir. Setelah selesai, kami pulang dan tinggal menunggu hasil apakah visa disetujui atau tidak.

VFS Global Jakarta | d.a Mall Kuningan City, Lantai 1 | Jalan Prof.DR.Satrio No.18, RT.14, RW.04, Kuningan, Setiabudi, Jakarta Selatan 12940. | Telp : +62-21-30418711 | Situs khusus Visa Schengen, klik sini.

PROSES PENGAJUAN VISA DI KANTOR VFS JAKARTA

Walaupun di paspor saya sudah tertempel visa UK, tetap saja saya deg-degan. Dari total 25 hari perjalanan di Eropa, 80%-nya dilakukan di wilayah schengen. Tiket pun sudah dipesan sesuai durasi perjalanan. Nggak kebayang jika visa schengen saya ditolak, kan.

Setelah menunggu kurang lebih 10 hari, paspor yang ditunggu tiba juga akhirnya di Palembang. Alhamdulillah visanya disetujui walaupun durasi perjalanan yang diberikan ngepas sebulan haha. Ya nggak apa-apa, karena memang butuhnya demikian. Jenis visa yang diberikan pun multiple entry, sesuai permohonan. Jadi bisa ke Zagreb, Kroasia. Soalnya jika single entry atau double entry, nggak boleh masuk ke sana.

Yey granted!

Dengan demikian, tuntaslah perjuangan saya untuk memperoleh visa. Yurop, I’m coming!

 

Iklan

27 thoughts on “Dari A Sampai Z Panduan Pengajuan Visa Schengen di Kedutaan Besar Belanda Melalui VFS Global

    • Iya mbak. Di sini aku ngerasa gak efektif. Harapnya sih karena mereka di wadah yang sama (sama-sama VFS) bisa prosesnya sekaligus walaupun bertahap. Misalnya rekam sidik jari sekalian hanya paspornya “dilempar” ke bagian lain setelah bagian pertama selesai.

      Tapi enaknya di Medan ada perwakilan Jerman kalo gak salah. Jadi bisa lewat sana dan gak perlu ke Jakarta.

  1. Superrrr lengkapnya 😂😂 sampe capek jempol nge skrolnyah. Agak beda dikit dibagian translator tersumpah, karena saya translate sendiri ngga pake tersumpah om dan tetap approve. Jadi banyak yang nanya wajib atau ngga? Jawabannya ya engga sebenarnya. Amannya memang tersumpah ya. 💅🏻

    Cheers,
    Ogie

  2. kubaca satu persatu tulisannya dan menatap satu persatu lampirannya fotonya sambil mikir:
    – ini kamu menyiapkan semuanya berapa lama?
    – ini kamu nulisnya juga berapa lama?

    lalu saya pun berandai-andai jika suatu saat saya yang sibuk ngurusin visa Schengen juga, bisa kebayang seperti apa alurnya. Yang bagian surat keterangan usaha dari kelurahan tuh membantu banget, meski saya freelancer sih, tapi bisa lah suatu saat dipakai kalau beneran merintis usaha.

    • Mempersiapkan semua berkas ya? sekitar semingguan mbak. Namun jika maksudnya mempersiapkan tulisan (dan proses nulisnya) kayaknya sekitar 3 hari hehe. Nah, surat keterangan usaha dari kelurahan itu aku bikin sendiri. Silakan digunakan jika emang nanti mau ke yurop, amiiin 🙂

  3. Sumpah bang,keren banget artikelnya tp gak nyambung juga.Intinya,anda memang dabest lah.Minta ajarin dong bang,gimana caranya punya duit trus punya waktu buat pelesiran😁😁😁Mupeng nih…

  4. salut sih mau nulis detail sepeti ini, pasti ngebantu banget buat yang benar2 mau ngurus visa schengen. ngebayangin prosesnya langsung saja sudah riewuh ditambah lagi mau menuliskannya satu demi satu, semoga bermanfaat banget bagi pembacanya

Yakin gak mau komen? aku (hampir) selalu BW & komen balik, loh! :)

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s